Правилник о канцеларијском и архивском пословању

Na osnovu člana 37,38 i 53. Zakona o kulturnim dobrija RS i člana  31. Statuta Zavoda za smeštaj odraslih lica „Male Pčelice“ Kragujevac, Upravni odbor na sednici od_____________donеo je

 

P R A V I L N I K

O  KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU

I   OPŠTE   ODREDBE

 

Član 1.

 

Ovim Pravilnikom utvrdjuje se način kancelarisjkog i arhivskog poslovanja u Zavodu za smeštaj odraslih lica „Male Pčelice“ Kragujeva, u daljem tekstu:Zavod.

 

Član 2.

Kancelarijsko i arhivsko poslovanje obuhvata : primanje, pregledanje, evidentiranje i rasporedjivanje predmeta (akata) u radu: administrativno.tehničko obradjivanje predmeta; odpremanje pošte, razvodjenje predmeta i akata, klasifikacija i arhiviranje, smeštaj, čuvanje i održavanje, evidentiranje u arhivsku knjigu, izlučivanje bezbrednog registraturskog materijala i predaja arhivske gradje nadležnom arhivu.

 

Član 3.

U okviru kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju sledeće značenje:

 

Akt (službeni dopis) je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili završava eka službena delatnost organa – organizacije;

Prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički premet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjavanja ili dokazivanja sadržine akta.;

Predmet je skup svih akata i predloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čine posebnu celinu;

Dosije je skup svih akata i priloga koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili fizičko lice;

Fascikl je skup više predmeta  ili dosijea koji se posl završenog postupka čuvaju sredjeni u istom omotu;

Pisarnica je radno mesto u Zavodu gde se vrše sledeći poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i rasporedjivanje pošte, evidentiranje i zaduživanje,  akata, dostavljanja akata unutrašnjim organizacionim jedinicama – službama, otpremanje pošte, razvodjenje akata kao i njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje i čuvanje).

Arhiva pisarnice je sastavni deo pisarnice  gde se čuvaju svršeni predmeti do isteka naredne godine u odnosu na godinu kada je predmet rešen;

Arhivski depo su posebne prostorije ili ormari u kojima se čuva registraturski materijal i arhivska gradja po isteku rokova čuvanja u arhivama pisarnice.

 

 

Član 4.

U okviru arhivskog poslovanja pojedini termini imaju sledeće značenje:

Registraturski materijal čine spisi, fotografski snimci i na drugi način sastavljei zapisnici i dokumenti, kao i mikrofilmovi o njima, primljeni i nastali u radu Zavoda, dok su od značaja za tekući rad Zavoda ili dok iz tog materijala nije izvršeno odabiranje arhivske gradje.

Arhivska gradja je sav izvorni i reprodukovani (pisani, crtani, štampani, fotografisani ili na drugi način zabeleženi) dokumentarni materijal od značaja za istoriju, za kulturu i ostale društvene potrebe, koji je nastao u radu Zavodu, bez obzira kada  i gde je nastao.

Odabiranje arhivske gradje i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala je postupak kojim se arhivska gradja odabira iz registraturskog materijala uz izlučivanje onih delova registraturskog materijala kojim je prestala važnost za tekući rad a koji nemaju sojstvo arhivske gradje.

Bezvredni registraturski materijal čini registraturski materijal  kome je prestala važnost za tekući rad a nije ocenjen kao arhivska gradja.

Lista kategorije registraturskog materijala sa rokovima čuvanja je deo opšteg akta, koje sadrži popis sadržaja svih kategorija registraturskog materijala nastalog u radu, njihove rokove čuvanja. Na osnovu liste vrši se odabiranje arhivske gradje  (kategorije koja imaju rok čuvanja trajno) ili izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala  (kategorije sa operativnim rokovima).

Arhivska knjiga je evidencija koja sadrži popis  celokupnog registraturskog materija  (inventarni pregled) nastalog u radu , kao i onog registraturskog materijala koji se po bilo kom osnovu nalazi kod organizacije.

Registraturna jedinica je fascikla, kutija registrator, gde se arhiva (odlaže) registraturski materijal i arhivska gradja.

 

 

II PRIMANJE, PREGLEDANJE I RASPOREDJIVANJE POŠTE

   PRIMANJE I OTVARANJE POŠTE

 

 

Član 5.

Primanje pošte (akta, podnesaka, paketa, novčanih pisama, telegrama i dr.) vrši se u pisarnici.

Pošta se prima u toku trajanja redovnog radnog vreme, a  za prijem je odredjeni radnik pisarnice.

 

Član 6.

Prijem pošte vrši se putem nposredne predaje, putem pošte i poštanskih pregradaka.

Radnik pisarnice koji nposredno prima poštu od stran ili preko dostavljača – kurira, dužan je da potvrdi prijem pošiljke stavljajući otisak prijemnog štambilja ili preko potpiše u dostavnoj knjizi, dostavnici, povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima (osim ako je prijm potvrdjen u dostavnoj knjizi).

Primanje pošte prko poštanske službe ili podizanje ili poštanskog pregradka vrši po važećim poštanskim propisima.

 

Član 7.

Običnu poštu overava ovlašćeni radnik pisarnice. Poverljivu i strogo poverljivu poštu overava direktor ili radnik koga on za to ovlasti.

Pošiljka  u vezi s licitacijom, konkursima, konkursima i izvodjenje radova, overava odredja komisija.

 

Član 8.

Pri  otvaranju koverte treba paziti da se  ne  oštete njihove sadržine, da se prilozi radnih akata ne pomešaju, izgube i slično.

U slučaju kada datum  predaje pošt može biti od važnosti za računanje rokova, uz priumljenu pošiljku treba prilošiti i koverat.

 

Član 9.

Ako su koverti pošiljke primljeni oštećeni, apostoji sumnja o neovlašćenom otvaranju, pre otvaranje o tome treba sačiniti zapisnik u prisustve dva radnika i konstatovati vrstu i obim oštećenja i da li šta nedostaje u primljenoj pošiljci.

 

 

 

Rasporedjivanje pošte

 

 

 

Član 10.

Primljenu poštu rasporedjuje radnik koji je otvara i pregleda. Po završenom pregledu, na svaki primljeni akt koji će biti zaveden, otisak prijemnog štambilja.

Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po  pravilu u gornji  desni ugao prve strane.

U otisak prijemnog štambilja upisuju se sledeći podaci:

1. u rubriku „primljeno“ datum kada je akt primljen,

2. u rubriku „organizaciona jedinica“ oznaka unutrašnje organizacione jedinice,

3. u rubriku „broj“ broj osnovne evidencije (delovodnik, karton, itg.),

4. u rubriku „arh.znak, šifra“ oznaka (arh.znak, klasifikacioni znak i sličo) pod kojim će se akt arhivirati.

5. u rubriku „prilog“ ukupan broj primljenih priloga,

6. u rubriku „vrednost“ ukupan iznos taksenih maraka ili novca.

Ostale oznake na aktima (veza brojeva i slično) beleže se pored  otiska prijemnog štambilja.

 

Član 11.

Signiranje pošte se vrši po organizacionim jedinicama – službama i to:

 

01 – Služba za opšte, pravne i kadrovske poslove

02 – Finansijsko računovodstvena i komercijalna služba

03 – Služba socjalnog rada, zdravstvene zaštit i nege  korisnika i rehabilitacija

04 – Služba  ishrane, ekonomije i održavanja

 

 

III ZAVODJENJE AKATA, UPISIVANJE U OSNOVNU EVIDENCIJU

 

 

Član 12.

Primljeni i rasporedjeni akti zavode se u osnovnu eidenciju i dostavljaju se u rad istog dana kada su primljeni pod istim datumom.

 

Član 13.

Osnovna evidencije akata je delovodnik, Umesto delovodnika može se kristiti neka druga osnovna evidencja za zavodjeje akata: kartoteka, dnevni izveštaj, evidencioni listići, ili kombinacije više pomenutih sistema.

Pored delovodnika, kartoteka, dnevnog izveštaja i slično Zavod može voditi i druge evidencije koje imaju karakter osnovne evidencije. Na primer: evidencije (registri) tehničke dokumentacije sudskih predmeta, predmeta upravnog postupka, evidencije bolesnika i druge.

 

 

D E L O V O D N I K

 

Član 14.

Delovodnik se vodi po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva.

Osnovnim brojem tj. rednim brojem delovodnika, označava se predmet svakog primljenog ili sopstvenog  akta kada se prvi put zavodi u delovodnik. Osnovni broj predmeta se u toku godine, po pravilu ne menja.

Podbrojevima tj. rednim brojevima, označavaju se svaki  naredno primljeni akti u vezi s jednim predmetom označenim osnovnim brojem.

Upisivanje podatak u delovodnik vrši se sa mastilom i čitkim rukopisom, na sledeći način:

U rubriku 1 upisuje se osnovni broj delovodnika,

U rubriku 2 upisuje se kratka sadržina predmeta,

U rubriku 3 upisuje se podbroj,

U rubriku 4 upisuje se datum prijema pošiljke,

U rubriku 5 upisuje se naziv i sedište pošiljaoca (pri zavodjenju sopostvenih predmeta – akata u ovu rubriku se upisuje skraćenica „sp“ (sopstveni),

U rubriku 6 upisuje se broj primljenog dopisa i datum,

U rubriku 7 upisuje se orgaizaciona jedinica kojoj se predmet uručuje u  rad,

U rubriku 8 upisuje se datum razvodjenja,

U rubriku 9  stavlja se jedna od oznaka koju su referenti  stavili na primerak akta koji će biti s predmetom arhiviran i to:

„a/a“ oznaka za arhiviranje, ako je rad u vezi sa predmetom potpuno završen i predmet treba arhivirati.

„P“ i datum do koga referent stalja predmet u roku, odnosno kada se prtpostavlja da će stići dopune predmeta, oznake signatura organizacione jedinice,  kojoj je ustupljen predmet za dalji rad unutar organizacije, reč „izvorno“ a ispared toga pun naziv i mesto organa – organizacije ili lica kome je predmet upućen na rešavanje.

Svi docnije primljeni akti koji se odnose na isti predmet zavode se pod istim osnovnim brojem sa dodavanjem podbroja.

Kada se popune sv rubrike u delovodniku predvidjene za upisivanje podbroja, dalje zavodjenje akta koji se odnose na isti predmet vrši se prnošenjem broja u slobodnu rubriku za osnovne brojeve a ispred  reči „prenos“ gde je predmet prvi put upisan stavlja se osnovni broj izmedju kojih je predmet upisan.

Na isti način se povezuje i zajedno rešeni predmeti iz raznih godina, s tim što sse pored broja upisuje i godina.

 

Član 15.

Na  kraju godine delovodnik se zaključuje službenom zabeleškom napisanom spod poslednjeg broja s konstatacijom koliko je predmeta zavedeno u toj godini.

Ova zabeleška sse datira i overava službenim pečatom a potpisujje se radnik koji vodi delovodnik.

Na koricama delovodnika  ispisuje se krupnim slovima naziv organizacije. Ispred naziva stavlja se godina, kao i prvi i poslednji osnovni (redni) broj.

 

Član 16.

Popis akata (spisa) je sasatavni deo delovodnika i u njega se zavode dopisi iste  vrste  koji se masovno pojavljuju a po kojima se vodi isti postupak. Na primer, rešenje za godišnji odmor, radni nali, putni nalozi, računi i dr.

Popis akata je sastavni deo delovodnika.

 

Član 17.

Poverljivi i strogo overljivi predmet zavode se u poseban poverljivi odnosno strogo poverljivi delovodnik, na isti način i na istom obrascu kao i delovodnik.

 

 

 

IV   DOSTAVLJANJE AKATA U RAD I ADMINISTRATIVNO TEHNIČKA

       OBRADA AKATA

 

 

Član 18.

Dostavljanje akata u rad vrši se prko interne dostavne knjige. Može se koristiti više internih dostavnih knjiga.

Dstavljanje računa u rad vrše se preko „knjige računa“ koja istovremeno predstavlja osnovnu evidenciju te vrste akata.

Dostavljanje pošte upućene na ličnost vrši se prko knjige primljene pošte na ličnost.

Službeni listovi, časopisi i druge publikacije dostavljaju se preko kartona za dostavu službene štampe.

 

 

 

Član 19.

Svaki službeni dopis treba da sadrži sledeće delove:

–          zaglavlje, u gornjem levom uglu (naziv i sedište organizacije, broj službenog dopisa sa klasifikacionim zakom, datum, puna adresa),

–          adresa primaoca (pun naziv i sedište primaoca),

–          broj i datum primljenog dopisa na koji se odgovara „veza“,

–          tekst koji mora biti jasan, sažet i čitak, otkucan na pisaćoj mašini,

–          ispod tksta sa desne strane se  potpisuje ovlašćeno lice a uz potpis se stavlja otisak službenog pečata,

–          službeni dopis se piše u najmanje dva primerka od kojih se jedan šalje a drugi se zadržava u arhivi pisarnice.

 

 

 

Član 20.

Svaki akt kojim počinje novi predmet, treba po zavodjenju uložiti u poseban omot. Na omotu se upisuje broj, godina, oznaka  unutrašnje organizacione jedinice, a ispod toga kratak sadržaj predmeta, kao i potpis priloga.

Ako isti predmet treba ulagati u omog po datumima prijema, odosno rešavanja, tada se akta sa najnovijim datumom nalaze na vrhu.

 

 

V   VRAĆANJE REŠENIH PREDMETA PISARNICI, RAZVODJENJE AKATA

     

 

I OTPREMANJE POŠTE

 

 

 

Član 21.

Svaki rešeni predmet koji treba otpremiti (arhivirati) ili ustupiti nekoj drugoj organizacionoj jedinici – službi, akta koja  se vraćaju pisarnici, referenti stavljaju potrebna uputstva o načinu orpremanja (preporučni, avionom i sl.)  i da li akt treba uputiti drugoj organizacionoj jedinici – službi.

Radnik pisarnice proverava da li je obradjivač vratio kompletan predmet pisarnici, kao i formalnu stranu službenog dopisa i na eventualne nedostatke ukazuje obradjivaču li mu vraća predmet na dopunu.

 

Član 22.

U svakom službenom dopisu po kome je postupak završen, pre nego što se vrati pisarnici, referent pored znaka „a/a“ upisuje rok čuvanja prdmeta na osnovu liste kategorije registraturskog materijala sa rokovima i potpisuje se.

 

Član 23.

Razvodjenje akata . službenih dopisa vrši upisom u odgovarajuće rubrike delovodnika odnosno popisa akata u smislu člana 14. st.8 i 9.

 

Član 24.

Posle izvršenog razvodjenja akta koje treba staviti u rokovnik, arhivirati ili otpremiti, predaju se neposredno radniku pisarne koji ovo poslove vrši.

 

 

 

Član 25.

            Otpremanje pošte vrši pisarnica. Svi predmet preuzeti u toku dana do 12 časova moraju se otpremti istog dana. Predmeti primljni posle zaključivanje otpremnih kjiga, ako nisu haitni otpremiće se narednog dana.

Na kopiji pism koje se otprema stavlja se otisak pečata „ekspedovano“ mest i datu i potpis ekspeditora.

 

Član 26.

Više službenih dopisa koji  se  istog dana upućuje na istu adresu stavljaju se u isti koverat.

Koverat u kome se otpremaju službena akta treba da sadrži u gornjm levom uglu prve strane tačan naziv i bližu adresu pošiljaoca i oznaku svih akata koji se nalae u kovertu. Naziv primaoca pošiljaoca ispisuje se krunim i čitkim slovima, odnosno pisaćom mašinom.  Mesto (sedište) primaoca piše se velikim štampanim slovima, a pored toga se stavlja njegova bliža adresa.

 

 

Član 27.

Vrednost pošiljke, sudske akte, poverljiva i strogo poverljiva prepiska otpremaju se obavezno preporučeno ili preko dostavne knjige za spoljnu dostavu, ako se dostavljanje vrši preko kurira.

 

Član 28.

Koverti sa poverljivim i strogo poverljivim aktima moraju biti zapečaćeni. Pečačenj se vrši utiskom mesinganog žiga preko rastopljenog voska – na sredini za poverljivu, a za strog poverljivu poštu na sredini i u ćoškvima koverta.

 

 

Član 29.

U knjigu ekspedovane  pošte upisuju se sve pošiljke koje se otpremaju poštom. Knjiga služi kao evidencija o završnoj otpremi.

Radi pravdanja novca za poštarinu vodi se kontrolnik poštarine.

 

 

Član 30.

Akti i drugi materijal koje treba hitno otpremiti organima ili organizacijama u istom mestu, upisuju se u dostavnu knjigu za mesto i otpremaju preko dostavljača (kurira).

 

 

VI  KLASIFIKACIJA, ARHIVIRANJE (STAVLJANJE U ARHIVU I   ČUVANJE PREDMETA)

                  

 

 

Član 31.

Svi predmeti se sredjuju u arhivi po arhivskim znacima.

Arhivski znak se sastoji od oznake unutrašnje organizacione jedinice koja je predmet rešila i oznake poslove u kojoj predmet spada po svojoj sadržini.

Vrste poslova obeležavaju se dvocifrenim arapskim brojevima počev od 01 – 99 za svaku organizacionu jedinicu posebno.

Sa planom arhivskih znakova moraju upoznati svi rukovodioci službi, referenti, kao i radnici pisarnice.

Arhivski znaci za svaku službu čine sastavni deo pravilnika o kancelarijskom poslovanju.

 

Član 32.

Dati sadržaj klasifikacije (arhiv, oznake, šifre, klasifikacione oznake) za arhiviranje predmeta i akata.

 

Član 33.

Arhivirani predmeti i akti kao i drugi registraturski  materijal čuvaju se arhivi pisarnice, arhivirani u odgovarajućim registratorskim jedinicama (fasciklama, registratorima, kutijama i sl.) smeštenim u odgovarajuće police ili ormare u podesnim, suvim, svetlim i prostranim prostorijama osiguranim od nestajanja, vlage i drugih  oštećenja.

Na registratorskim jedinicama ispisuju se sledeći podaci: pun naziv organizacije, organizacione jedinice, godine nastanka materijala, vrsta materijala, oznaka arhiviranja – klasifikacije, raspon brojeva predmeta u fascikli . registratoru, redni broj pod kojim je fascikla . registrator upisan u arhivsku knjigu.

 

 

Član 34.

U arhivi pisarnice završeni predmeti se mogu čuvati najviše 2 godine od zavodjenja posle tog roka se obavezno zapisnički predaju u arhivski depo.

 

 

Član 35.

U arhivskom depou čuvase registraturski materijal i arhivska gradja, po isteku roka čuvaju u arhivi pisarnice u sredjenom i bezbednom stanju do uništenja prema listi illi predaje nadležnom arhivu.

Prostorija arhivskog depoa treba d bude snabdevena dgovarajućim (po mogućnosti metalnim) policama, ugradjenim za merenje temperature i vlažnosti vazduha, alarnim uredjajima, protiv požarnim aparatima i da su obezbedjeni od nestajanja i bilo kakvog drugog oštećnja registraturskog materijala.

 

 

Član 36.

Arhivskom gradjom i registraturskim materijalom u arhivskom depou rukuje i stručno održava i vrši njihovu neposrednu zaštitu, referent za arhivu ili posebno za to odredjeno lice.

 

Član 37.

Arhivski predmeti se izdaju na privremeno korišćenje pojedinim službama na reveres, koji se popunjava u tri primerka. Jedan primerak reversa se čuva na mestu odakle je uzet predmet, drugi u posebnoj fascikli referentta za arhivu, a treći dobija korisik dokumenta.

 

 

 

 

VII EVIDENCIJA REGISTRATURSKOG MATERIJALA I ARHIVSKE GRADJE

 

 

Član 38.

U okviru kancelarijskog poslovanja vodi se „arhivska knjiga“ kao opšti inventarni pregled  celokupnog registraturskog materijala nastalog u radu organizacije, kao registraturskog matrijala i arhivske gradje koja se na bilo kom osnovu nalazi u organizaciji.

 

Član 39.

Upisivanje u „arhivsku knjigu“ vrši na sledeći način:

–          rubrika „redni broj“ upisuje sse od  1 pa nadalje brojevima istovremenog registraturskog materijala nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj registraturskih jedinica. Redni brojevi se nastavljaju u arhivskoj knjizi kontinuirano  iz godine u godinu. Registraturske jedinice obeležavaju se rednim brojem pod kojim su upisani u arhivskoj knjizi.

–          U rubriku „datum upisa“ upisuje se dan, mesec i godna upisa registraturskog materijala. Registraturski materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do aprila meseca naredne godine;

–          U rubriku godina nastanka upisuje se godna odnosno razdoblje u kojem je registraturski materijal nastao. Za registraturski materijal koji obuhvata podatke iz više godina upisuje se početna godina;

–          U rubriku „saadržaj“ upisuje se kratka sadržina registraturskog materijala i klasifikacioni znak;

–          U rubriku ukupno uisuje se brj registraturskih jedinica istovrsnog registraturskog materijala;

–          U rubriku prostorija i polica“ upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici, ormanu je smešten registraturski materijal kao i sve promene u vezi smeštaja;

–          U rubriku „primedba“ upisuje se broj rešenja o izlučivanju ili primo predaji arhivske gradje Istorijskom arhivu.

 

 

 

Član 40:

U arhivsku knjigu registraturski materijal i arhivska gradja se evidentira po fondovima a unutar njih po godinama i šemi klasifikacije i čl.32. ovog Pravilnika.

 

 

 

Član 41.

 

Prepis arhivske knjige  dostavlja se nadležnom arhivu najkasnije do 01.jula naredne godine, sa podatkom o količini izraženom u dužinskim mestrima po godinama.

 

 

 

VIII  ODABIRANJE ARHIVSKE  GRADJE I IZLUČIVANJE BEZVREDNOG

         REGISTRTURSKOG MATERIJALA

 

 

Član 42.

Odabiranje arhivske gradje i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala vrši se na osnovu liste kategorije registraturskog materijala sa rokovima čuvanja.

Lista je sastavni deo ovog Pravilnika i može se primenjivati pošto na nju d saglasnost nadležni arhiv.

 

Član 43.

Zavod je obavezan da vrši odabiranje arhivske gradje i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala uz učešće nadležnog arhiva.

 

Član 44.

Izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala vrši se komisijski. Komisija sastavlja popis  registraturskog materijala kome je, prema listi  kategorija registraturskog  materijala čuvanja istekao rok čuvanja. Popis sdrži sldeće podatke: redni broj, naziv kategorije materijala iz liste, redni broj iz liste, rok čuvanja prema listi, godina nastanka materijala i količina u dužnim metrima (broj fascikli ili registratora).

Uz navedeni popis komisije obratiti se sa zahtevima nadležnom arhivu da se odobri uništenje bezvrednog registraturskog materijala.

Na osnovu rešenja nadležnog arhiva kojim se odobrava uništenje bezvrednog registraturskog materijala, organizacija je obavezna da uništi registraturski materijal i da o načinu i vremenu uništenja pismeno obavesti nadležni arhiv.

 

Član 45.

Ukoliko se tokom godina jave nove vrste predmeta koje nisu obuhvaćene listom kategorije registraturskog materijala sa rokovima čuvanja vrši se izmena i dopuna postojeće liste na način i po postupku  predvidjeno uputstvom, kao i za donošenje liste.

 

 

IX   PREDAJA ARHIVSKE GRADJE ADLEŽNOM ARHIVU

 

 

 

 

Član 46.

Sredjena i popisana arhivska gradja predaje se nadležnom arhivu na čuvanje, po isteku roka od 30 godina, računajući od dana nastanka te gradje.

Preuzimanje arhivske gradje od strane nadležnog arhiva vrši se svake pete godine, po istekku godine od 30 godina.

 

 

 

 

Član 47.

Ako organizacija prestane da radi, a niko nije preuzeo pravo i obavezu organizacije koja je prestala sa radom, smatraće se dospelom za pruzimanje, njena arhivska gradja i registraturski materijal pod uslovom da je odabrana, sredjena i popisana.

 

 

 

Član 48.

Arhivska gradja predaje se o trošku organiizacije koja predaje gradju, na mestu koje odredi nadležni arhiv.

Predavalac arhivske gradje daje mišljenje o uslovima jegovog korišćenja u nadležnom arhivu.

 

 

 

Član 49.

Primo predaja arhivske gradje vrši  se arhivski. Komisija je sastavljena od predstavnika organizacije koja predaje gradju i predstavnika arhiva koji preuzima.

U prisustvu komisije sastavlja se  zapisnik i 5 primeraka sa sledećim podacima:

– naziv organizacije koja predaje arhivsku gradju,

– mesto primo predaje i datum,

– opis arhivske gradje po godinama, vrsti i količini,

– podci o evetualno preuzetoj arhivskoj gradji dotičnog fonda,

– mišljenje predavaoca o načinu i uslovima korišćenja gradje,

– popis članova komisije i overa predvaoca i primaoca.

 

 

 

 

X    PRELAZNE   I    ZAVRŠNE    ODREDBE

 

 

 

Član 50.

Oraganizacija je dužna da sa izuzetnom pažnjom čuva i održava arhivsku gradju i registraturski materijal u skladu sa zakonom o  zaštiti kulturnih dobara i prema nalazima nadležnog arhiva.

 

Član 51.

Organizacija je obavezna da obavežtava nadležni arhiv o svim pravnim i fizičkim promenama nastalim u vezi sa arhivskom gradjom i registraturskim materijalom, kao i o statusnim promenama organa – organizacije u pogledu promena naziva, delatnosti, spajanja, ukidanja, promena adrese i dr.

 

Član 52.

Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja sastavni deo je ovog pravilnika.

 

 

 

 

Član 53.

Prilikom prestanka radnog odnosa ili kadrovskih promena  radnika arhive ili pisarnice, primopredaja dužnosti vrši se zappisnički.

 

 

Član 54.

O primeni ovog Pravilnika staraće se_______________________

 

Član 55.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom usvajanja.

 

 

 

 

 

 

U Kragujevcu,____________________

 

               Broj:___________________                         UPRAVNI ODBOR ZAVOD,